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회의와 토의 진행법
I. 회의 진행법
1. 회의란
회의란 사람들을 동등한 입장에 두고 중지(衆智)를 모아서 통합하는 모임이다. 회의는 민주주의를 실천한 장이며, 독단전행(獨斷專行)이라든가 전제를 막아 그 폐단을 없애려는 사람들의 노력임을 이야기 하고 있다. 회의는 사람들에게 권위를 분산하여 온갖 지식, 경험, 사상, 의견을 끌어내는 사명을 띠고 있다. 또 다른 일면에 있어, 회의는 참회자(參會者)의 인간 관계 육성과 아이디어 발굴의 장으로써 문제에 대한 다각적인 검토와 발언자의 인간성을 존중하여야 한다. 그러기 위하여는 참회자 전원이 회의에 참가하여 공통의 문제에 대하여 협동으로 생각하고 상호간에 토의를 거듭함으로써 결정된 사항을 마음속으로 부터 충실하게 실행 할 수 있도록 하여야 할 것이다. 그러나 회의를 하는 방법이나 운영방법에 따라서는 회의가 책임전가를 위해 이용되거나 시간을 낭비하거나 불만의 실마리가 되는 수도 있으나 회의에 부치지 않으면 해결 될 수 없는 문제점만을 선택, 목적에 따라 회의의 성질이나 형태도 달라져야 한다.
2. 회의 진행 성격 및 조건
1) 회의 진행 성격
① 목적이 있다.
② 다수의 사람이 있다.
③ 의사를 교환한다.
④ 집단 결정을 한다.
2) 회의 진행의 효용
① 중지를 모은 공통된 결론을 얻는다.
② 협동작업이 이루어진다.
③ 책임을 자각한다.
④ 지식과 경험을 체계적으로 조직한다.
3) 회의 진행 구성
① 사회자 ― 회의 지도자
② 참가자 ― 회원
③ 관찰자 ― Observer
3. 회의 목적 및 계획
1) 회의 목적
① 정보 전달 ― 참석자에게 정보를 알린다.
② 문제 해결 ― 문제해결을 위해서 참석자의 지식과 지혜를 안출한다.
③ 훈련 ― 참석자를 훈련한다.
④ 참여 기회 ― 참석자에게 참여의 기회를 준다.
2) 회의 계획
회의 계획은 여섯가지 의문에 걸 맞추어 세운다.
① 왜 ― 회의 개최 이유를 명백히 하여 목적을 결정한다.
② 무엇을 ― 무엇에 대하여 토의할 것인가를 결정하고 의제의 주요한 논점을 준비한다. 의제는 가급적 회의 내용을 잘 이해하고 관심과 흥 미를 갖도록 간결한 표현을 쓴다.
③ 누 구 ― 회의에 출석할 사람을 정하고, 리더나 기록원 등의 역할을 분담 예정한다.
④ 언 제 ― 회의의 개최 일정 시간을 예정한다.
⑤ 어 디 ― 회의실을 결정 착석의 배치를 한다.
⑥ 어떻게 ― 개최에서 어떻게 인사를 하고 토의를 진행시킬 것인지 줄거리를 만든다. 또 필요하면 경비를 예산하고 자료 준비를 계획을 세운 다.
4. 임 무
1) 의장 임무
① 모든 회의를 사회한다.
② 사회 중에는 필요한 말 이외의 말은 가능한 한 하지 않는다.
③ 언제나 회의의 정숙을 유지한다.
④ 회의의 의제를 제출하게 하고 질서 있게 능률적으로 회의를 진행시킨다.
⑤ 회의 진행에 관한 실제적인 지식과 더불어 그 단체의 현장에 관한 철저한 이해를 갖는다.
⑥ 사회보는 동안 탁자위에 여러 위원회의 명단을 간직한다.
⑦ 회의에서 제기된 문제에 대한 토론에 참가하지 않는다. 만약 의장이 토의 에 참가 할 필요가 절실하다면 그 사회직을 부의장에게 맡겨야 한다. 의장 은 토론에 참가하고 있는 문제에 대한 표결이 끝나기 전에는 그 사회를 다 시 계속하는 것이 허용되지 않는다.
⑧ 어떤 동의가 제출되었을때 그것이 사회자가 찬성하는 것이라고 할지라도 그 동의에 대한 반대자들에게 정중하게 대해야 한다.
⑨ 언제나 회의개최 선언시간 수 분 전에 연단에 나타나야 한다. 개최시간이 되고, 또한 회의 정족수가 차 있다면 사회자는 개회를 선언하고 "정족수가 차 있다."고 선언한다.
⑩ 부드러운 분위기를 갖게 하고 중심문제에서 벗어나지 않게 하며, 요약해서 결론을 내린다.
2) 회원 임무
① 전원에게 두루 들리도록 말하고 의장에게 대해서가 아니라 회원을 향해서 의견이나 의사를 진술해야 된다.
② 질문을 받고서, 그 질문의 내용과 동떨어진 엉뚱한 의견을 진술해서는 안 된다.
③ 읽든지 듣든지 해서 기억한 바를 그대로 말할 것이 아니라, 자기가 충분히 이해하고 있는 바를 표현해야 한다.
④ 특별한 경우를 제외하고, 반대를 위한 반대를 하거나 다른 사람에게 동조 하는 듯한 의견을 진술하지 말아야 한다.
⑤ 개인 인격을 손상케 할 말을 삼가야 한다.
⑥ 옆 사람과 소근거려서는 안된다.
⑦ 억지로 자기 의견만을 고집하지 말아야 한다.
⑧ 허심탄회하게 말해야 한다.
⑨ 타인의 '아이디어'를 받아 들여야 한다.
⑩ 자유로운 표현을 하여야 한다.
3) 관찰자의 임무
토의를 중심으로 한 일반적 회의에 있어서 관찰자는 주로 회의를 전반적으로 관찰하여, 회의가 끝난 뒤에 평가, 반성의 자료를 제공하는 역할을 한다. 그러나 실제로는 관찰자를 따로 두지 않는 경우가 많으며, 설사 두더라도, 사회자를 두 사람으로 해서 교대로 사회를 맡으면서 그 중 한 사람이 관찰자의 역할을 수행하는 방식이 일본 같은데에서는 많이 행해지고 있다.
그런데, 보통 국제회의 등에서 "옵서버"(Observer)라고 하면, 한 나라의 전권 이외의 사람으로 방청하면서 의견을 진술 할 수 있으나 표결권은 없는 사람을 말한다.
4) 서기의 임무
기록원은 보통 서기라고 부르며 회의 진행상 언제나 리이더와 연결을 짓고, 그 회의 내용의 발전을 정리, 기록하여서 후일에 도움이 되도록 하는 임무를 가졌다. 기록은 보통 그 회의의 일시, 장소, 인원수, 제출된 과제와 그 정리 상황, 토의 결과의 대강 따위를 적어 둔다.
5. 회의 운영
1) 회의 진행 4단계
(1) 제 1단계 - 주제 소개
문제를 분명히 제시하여 토의를 시작하려는 의욕을 갖도록 주제와 목적과 사례를 설명한다.
(2) 제 2단계 - 의견 제시와 교환
되도록 많은 사람에게 발언을 시키며 의견을 제시하도록 하거나 교환 할 때에 사회자는 질문이라는 연장을 사용하는데, 의견을 교환토록 할 때에는 직선 조작 (지명으로 잇달아 하든지 전원에게 돌아가며 하는 등)보다는 전체 조작을 활용하는 편이 좋다.
(3) 제 3단계 - 평가 촉진
의견이 나오고 교환되는 사이에 제시된 의견이나 사고에 대하여 회원간에 상호 평가를 추진하되 사회자 자신이 회원의 의견을 평가하는 것은 금물이다.
(4) 제 4단계 - 마무리
회의의 작업, 과정 전체를 마무리한다.
2) 질문 방법
(1) 질문법의 분류
① 전반 질문 : 회의를 시작 할때 화제를 꺼내어 문제나 목적을 밝힌 다음 특 정하게 답할 사람을 지정하지 않고 참석자 전원에 던진다.
② 지명 질문 : 곧바로 지명 질문에 들어가는 것은 삼가하고 전반 질문을 한 다음에 실시한다.
③ 릴레이 질문 : 전체 토의를 조성하기 위하여 사회자가 어느 한사람에게서 나온 의견을 다른 전원에 릴레이 하거나 다른 특정한 사람 을 지명하여 실시한다.
④ 반전 질문 : 사회자가 참석자에게서 질문을 받았을 때 그 질문에 답하는 대신에 그 문제를 그대로 질문한 사람에게 되짚어 던지는 방 식이다.
(2) 질문 사용법의 일반적 지침
사회자 상황, 참석자 상황 및 장의 여러 상황의 상관관계에 의해 같은 질문에도 그 효과는 전혀 다를 수가 있으나
① '네, 아니오' 로 대답하게 하는 질문은 피할 것.
② 한번에 한 질문만 한다.
③ 질문은 어렵게 하면 안된다.
④ 전반질문 다음에 지명질문을 한다.
⑤ 질문순서 계획에 따른다.
⑥ 유도질문은 삼가한다.
⑦ 질문 수준을 변화해가는 것이 바람직하다.
(3) 회의 진행의 일반적 지침
사회자는 항시 토의의 진행방향을 예견하여 옆길로 벗어나지 않도록 하여 참석자간 감정적인 장면을 피하도록 공정한 태도를 취한다. 또한 참석자의 약점을 건드리지 말고 상황판단을 정확히 하여야 한다.
모든 일의 진행은 계획(planing), 실시(ding), 검토(seeing) 등 3단계의 사이클이 있게 마련이다. 회의를 여는데 있어 여섯가지 의문에 의해 의제와 일시, 출석자와 회의장을 정하였다면 평가도 여섯가지 의문에 의하여야 한다. 즉 목적은 달성되었는가, 회의장은 어떠했는가, 회의의 기일과 시간은, 참석자와 출석여부, 그리고 문제의 선택과 복안은 그것으로 충분했는가.
6. 회의 종류
1) 경영에서의 회의
경영의 과학화를 해결하기 위해 모든 수단, 적절한 조치와 방법이 고려되는데 그 방법중의 하나인 중요한 수단으로 여러가지 회의를 꾀하여 이 회의가 유효하게 활용되는 것이 또한 중요하다. 그리고 회의를 운영해 나가는데는 회의나 위원회의 성격규정이 있어야 한다. 예를들면 구성 즉 회원의 범위나 자격, 조직 등과 그 운영의 기준이나 요령, 즉 소집의 권한, 절차 개최 시기와 그 준비 및 연락 기록이나 전달의 담당 등도 확실히 정해 두어야 한다.
(1) 주주총회
주주에 의해 구성되며 법정절차에 따라 회사의 의사를 결정한다.
(2) 이사회
기업의 기본방향이나 기본정책을 설정하여 기업활동의 원칙을 확립하고 또는 이것을 수정 변경하여 모든 사태에 대처하며 기업전체의 업적 판단 검토를 해 나간다.
(3) 위원회
원래 특정의 인적구성에 의해 가장 좋은 판단이나 결과를 얻어내려는 경우에 설치되는데 그 기능은 정책수립을 목적으로 하는것, 연락, 조정, 조사, 연구를 목적으로 하는 것 등 다양하다.
(4) 아침 회합
각자 지닌 능력을 최고도로 발휘시키는 동시에 의사소통을 원활히 하여 조직으로서의 유대감을 꾀하면서 기업목적을 보다 좋게 달성하기 위하여 갖는데, 회사정보를 전달한다든지, 그날의 행동목표를 재확인시키는 간단한 지시를 한다든지 용기와 활기를 부여하며 재미있는 내용이 있는 훈화를 들려 주어 적극적인 자세를 취하게 하는 조회로 이끈다.
7. 회의법(의회식 회의)
1) 회의에 필요한 규칙
어떠한 공동체에 있어서도 개인이 바라고 있는 사항이 전체의 이익과 일치하여 양립하기란 매우 어렵다. 그러한 경우에 만약 룰이 없어 모든 사람이 자기가 하는 것이 제일 올바르다 생각하고 행동한다면 거기에는 진정한 자유라는 것이 존재하지 못할 것이다. 회의의 장에서도 회의가 원만하게 진행되려면 하나의 규칙이 필요할 터인데 이것이 바로 의사규칙 또는 의사법인 것이다. 의사법이라는 것은 의회는 물론이요 주주총회라든지 대의원대회 따위처럼 회칙이니 의사운영규정이니 하는 일정한 규칙에 따라서 운영·진행되는 이른바 의회식 회의에 있어서 바탕이 된다. 물론 어떤 사항을 결정하는 데는 과반수라는 다수결의 원칙에 따라 의장이 존재하며 부의장, 서기가 존재하고 있다. 이는 모두 의사법에 포함되어 있는 사항으로 우리들이 의식하든 간에 크나 작으나 실제로 의사법적 사고방식에 의해 회의를 운영하고 있는 것이다. 의사법은 결코 어려운 것이 아니다. 의사법을 이해하기 위해 서로 흉금을 털어놓고 오직 상식적으로 이것을 다루어 나가야 한다.
(1) 의사법의 원칙
① 회의 공개 원칙
② 정족수의 원칙
③ 의사를 합법적으로 처리하기 위하여 출석하지 않으면 안 될 일정수로 의결 하는 인수가 아니라 출석한 인수에 관한 것이다.
④ 일의제(一議題) 의 원칙
의장이 한 의제를 선포한 후 토론과 수정을 거쳐서 그 채택여부가 표결로 써 결정되기 전에는 다른 의제를 아울러 상정지킬 수 없다.
⑤ 발언 자유의 원칙
⑥ 폭력의 배재
이성을 잃은 감정적인 언동이나 폭력으로 어떠한 의안이 채택되거나 또는 부결 될 수는 없다.
⑦ 회의원 평등의 원칙
남녀노소나 빈부귀천을 막론하고 그 회의 일원이면 누구나 같고 아무런 차 별도 있을 수 없으며 의장도 공평무사하고 옳게 판단하여 회의를 진행시켜 야 하며 특권의식을 가져서는 안 된다.
⑧ 다수결의 원칙
표결에 있어서 과반수의 기준은 출석자의 수에 두는 것이 원칙이고 기권자 가 많아서 찬성자의 과반수에 이르지 않을 때는 부결로 간주하는 것이 원 칙이며 가부동수일 경우에는 의장이 결정권을 행사하는 것이 상례이다.
⑨ 소수의견의 존중
다수결의 원칙은 그 뒷받침으로써 <소수의 의견을 존중한다>는 정신이 깃 들어 있는 것이다.
⑩ 일사부재의(一事不再議)의 원칙
회의에 일단 부결이나 폐기된 의안을 그 회기 중에 다시 회의에 회부하지 못한다.
2) 의사 진행의 일반적인 절차
(1) 소집
정해진 회의나 임시회의라도 소집시에는 상당한 기간을 두어 소집 목적, 의제 등을 명시하여 통고되어야 한다.
(2) 순서
① 개회 : 의장이 회의 소집 목적과 인사 등을 곁들여 개회사를 한다.
② 서기임명 : 서기 회의록 서명자 또는 선거나 표결에 대비하여 감표임원 등 을 뽑아둔다.
③ 성원보고 : 회칙 등에 정하여진 정족수를 확인하여 성원여부를 공표한다. 물론 출석원의 자격심사를 하고 위임장 제출로 대리 출석의 인 정여부를 회칙 등에 미리 정해 놓아야 한다.
④ 회의록 통과 : 서기로 하여금 전번 회의록을 낭독시켜 착오유무를 물어 확 인한 후 통과시킨다. 어울러 사전에 배부 전달하여 가급적 이면 시간 절약을 위하여 유인물로 대신하고 낭독을 생략하 는 수도 있으나 동의를 얻어야 한다.
⑤ 보고사항 : 위원회나 임원은 수임사항을 이 시간에 보고하여야 한다.
⑥ 의안심의(의사일정) : 상정된 의안과 순서를 정해 토의하기 위하여 될 수 있는 대로 사전에 회의원에게 알리어 미리 연구하거나 조사 하여서 각자 복안을 마련, 회의의 효율을 기한다.
가. 제안설명 - 의안 또는 동의의 제안 이유와 그 내용에 대하여 설명한다.
나. 질의 - 의제범위 안에서 의심나는 점을 심사보고한 위원장이나 제안자 에 대해서 묻는다.
다. 토론 - 의제에 대하여 소견을 개진하는데 그치지 않고 이러 이러한 이 유로써 찬성 또는 반대한다는 것을 토론 자유의 원칙에 의하여 자유스럽게 표현한다. 그리고 토론은 반대자부터 발언을 주는 것이 원칙인데 이것은 제안 설명을 찬성자로 간주하기 때문이며 토론이나 질의에 참가한 자는 종결동의나 동의를 낼 자격이 없 다.
⑦ 표결
가. 표결의 종류 - ① 거수 ② 이의유무를 묻는 방법 ③ 기립
④ 기명투표 ⑤ 무기명투표 ⑥ 점호
나. 표결수 - 어떤 의안이 가결되는데 필요한 수로 표를 제일 많이 얻은 의 안 또는 사람이 결정되는 종다수결과 회칙에 정하여진 대로 과반수라든가 3분의 2이상의 찬성표를 얻어 결정되는 절대 다 수결이 있다.
⑧ 폐회
모든 일정이 끝나 정식의제 아닌 기타사항이 있으면 간단히 다루고 의장은 폐회를 선언할 수 있다.
3) 동의
회의는 시작되면서 끝날때까지 동의로써 움직인다고 하여도 과언이 아니다.'무엇을 이러 저러하게 하자'는 식으로 자기의 의견을 말하면서 '나는 무엇을 - 하기를 동의합니다.'라는 형식을 취하여 반드시 긍정형으로 해야 한다.
(1) 동의의 재청
의장은 전원이 다 알아듣도록 동의자의 동의를 한번 반복한 후 그 동의에 부의하거나 혹은 재청을 위한 기회를 충분히 준뒤 그 동의의 재청이 없었다는 것을 선언하거나 또는 기각할 때까지 다른 동의는 성립하지 않는다. 동의의 재청은 어떤 회원의 '동의에 재청합니다.'라고 말함으로써 성립하는데 이때 재청자는 언권을 얻을 필요가 없고 또한 기립할 필요도 없다. 그러나 특권 문제의 제기, 의순문제, 문제심의 반대나 빈칸 메우기식, 자유제의 지명 등의 철회의 용인, 질의 등은 재청을 요하지 않는다.
(2) 동의의 분류와 순위
① 원동의 : 어떤 문제를 제출하는 근본이 되는 동의를 주동의 라고도 한다.
② 보조동의 : 일단 제게된 보조동의는 주동의보다 먼저 결정을 내려야 하는 데 무기연기, 수정, 위원회 회부, 기한부 연기, 토론제한 또 는 연장, 토론종결, 보류, 보류되었던 동의의 재상정 등이다.
③ 임시동의 : 절차에 관한 것으로서 회의중 다른 동의가 존재하고 있을때 우연히 일어난 사항에서 발생하는 부수동의로 규칙 일시정 지, 동의의 철회, 심의반대, 문제분할, 표결방법, 의사진행, 의장의 결정에 대한 항소, 표결 재심의, 무효의 동의 등으로 먼저 결정지어야 한다.
④ 우선동의 : 회원의 권리며 특권에 관한 동의로 다른 동의에 구애됨이 없이 독립적으로 제출, 제안되는 즉시로 심의되어야 하는데 의사일 정 변경의 동의(긴급동의), 일정촉진, 특권문제에 관한 질문, 휴게동의, 폐회의 동의, 다음번 회의일시, 장소를 결정한 동의 등이다. 단 휴회나 휴게시간 결정을 위한 우선동의는 예외로써 수정될 수있다. 동의를 제출하는 데는 순서가 정하여져 있어서 어떤 동의가 나와 있을때 그 동의보다도 순위가 위인 것은 제 출할 수 있지만 순위가 같거나 또는 그보다 순위가 낮은 것은 이미 나와 있는 동의가 처리된 뒤가 아니면 제출할 수 없다.
Ⅱ. 토의 진행법
1. 토의 본질과 내용
1) 토의란
집단의 언어활동을 말하는 것이다. 즉 사람들이 제기된 문제에 대해서 그 내용을 서로 있는 온갖 사항을 분명히 밝히는 동시에 그것을 여러 각도에서 검토하고 평가해서 어떤 결론을 찾아내는, 그 한 집단의 활동 과정을 가리켜 토의라 일컫고 있다.
2) 토의 내용의 구분
토의하고 있는 집단의 발언 내용을 질적으로 구분하면 제시, 질의, 응답이란 세가지 내용으로 크게 나눌 수 있다.
① 제시적 발언 - 이것은 제안
② 질의적 발언 - 이에는 의문, 질문, 요구, 분석 등이 포함된다.
③ 응답적 발언 - 이에는 회답, 수정, 변명 등이 포함된다.
이러한 여러가지 내용을 지닌 발언도 토의의 경과와 더불어 필경 찬성과 반대로 크게 나누어지는 방향으로 간다. 그러나 원탁 회의에 있어서는 보통 집단으로서의 결합이 강하기 때문에 사람들 사이에 집단의 분해를 회피해서 목표에 접근하려는 노력이 나타나 결국엔 서로의 합치점을 찾아내게 된다. 즉, 찬성과 반대는 필경 총합되고 요약되어 결론으로 이끌어진다. 이것이 토의의 과정이다. 토의의 과정은 일반적으로 말해서 그 발언내용이
① 제안과 그 제안에 대한 질의
② 질의에 대한 설명과 그것에 대한 분석이나 비판
③ 지금까지의 요약과 그것에 대한 찬·부의 발표
④ 최종적 요약 등의 과정을 거친다.
2. 토의 진행 책임자의 역할
1) 일반적인 토의 진행자 역할
① 공통된 문제에 대하여 참회자의 의견이며 생각을 통합해서
② 가장 좋은 결론을 짓는다.
비교적 소수 10명 내외가 가장 이상적이다.
③ 훌륭한 회의자도 기술에 의하여 자유 토의를 행한다.
④ 참회자의 사고를 촉진하고 집단의 창의를 존중한다.
⑤ 집단의 사고를 촉진시키고 토의를 이끌고 결론을 요약하는 등
⑥ 마음껏 토의케 하여 집단 전체의 승인을 얻는다. 결코 표결을 하는 일은 있을 수 없다.
⑦ 집단의 토의를 분석하여 그것을 종합 정리해서 낸다.
2) 효과적인 토의 지도
회의 지도자의 기본적 임무의 제 3단계는 전원에게 토의 참가의 기회를 주어 효과적으로 토의가 행해질 수 있도록 지도하는 일이다. 그러기 위해서는
① '주요질문'을 발하여 문제의 요점을 분명히 해야한다.
② 각자의 적극적인 토의 참가를 촉진하여 전원에게 토의를 배분해야 한다.
③ 끊임없이 집단 사고를 명확히 보지(保持)시키고 문제의 해결을 향해 전진 시켜야 한다.
④ 회의 지도자에 대한 신뢰감을 높여야 한다.
3) 토론의 도입
① 우호적인 분위기의 양성
참회자들을 맞아서 협력적이고 우호적인 분위기를 만들어 내는 것은 '토의 집단'을 결성하는 데 있어서 극히 중요한 일이다. 우호적인 분위기를 육성 하기 위해서는 첫째로 너무 지나치게 긴장하지 말것. 둘째로 적당히 '유모 어'를 가질것. 셋째로 사람들의 감정을 존중하고 서로 기분을 통해야 한 다.
② 격식의식(格式意識)을 배제한다.
토의에 앞서서 회의 지도자는 각인이 자유로이 자기의 의견을 발표해야 할 것, 또한 타인의 의견을 발표해야 할 것, 그와 동시에 타인의 의견에 대해 서도 충분한 관심을 갖고서 경청해야 할 것을 강조하여 개인적인 지위나 배경에 있어서의 우열을 의식하면서 토의하는 일이 없도록 해야 한다.
③ 문제에 대한 지식을 준다.
참회자가 그 문제를 토의할 수 있는 준비성이 높으면 토의 성과가 커진다. 그러므로 회의 지도자는 회의 준비기간에, 필요한 자료를 배부할 뿐만 아 니라 토의에 들어가기 전에 문제는 무엇이며 문제에 관계되는 사실은 무엇 인가를 지적해서 토의의 근본점을 분명히 해 두기에 힘써야 한다.
④ 회의의 결정 권한을 밝힌다.
그 회의는 무엇을 할 수 있는가를 분명히 해 두는 것도 회의 지도자의 의 무이다. 그 회의는 어떠한 범위의 결정을 해야 하는가. 그 결정은 곧 실행 될 수 있는가. 또는 그 결정은 권한을 가진자에 대한 조언이나 답신인가 등을 참회자들에게 밝혀 두어야 한다.
⑤ 집단의식을 육성한다.
참회자로 하여금 '우리들'이란 의식을 갖게 하는 것도 회의 지도자의 임무 이다. 이 의식을 갖게 하려면 명백한 목표를 부여해야 될 뿐만 아니라 그 목표에 도달하기 위해서는 '팀 워크'(teamwork)가 필요하다는 것을 강조해 야 하며 또 사람들로 하여금 자기는 집단 속에 있어서 어떻게 결정에 관계 하고 어떠한 지위에 있는가를 의식케 함으로써 책임감을 높여야 한다.
4) 좋을 결론의 획득
회의 지도자는 스스로 문제 해결법의 권위자인 동시에 사람들의 사고를 교묘히 올바른 과정으로 유치하는 능력을 갖추어야 한다.
(1) 현재의 토의가 올바른 과정에 대해서 어느 단계에 있는가를 끊임없이 평 가 해야 한다.
(2) 적절한 '계발질문'(啓發質問)을 발해서 사람들을 반성시켜야 한다.
(3) 토의가 몇 사람에게 거쳐졌을 때 마다 소요약을 하고 마지막에 화제를 총 괄적으로 다루어서 지금까지의 토의를 요약해야 한다.
(4) 얻은 결론을 참회자에게 되던져서 그 승인을 구해야 한다.
(5) 요약에는 지도자의 개인적 견해를 넣어서는 안 된다.
3. 토의상 세부기술
1) 전원에게 토의를 분배한다.
전원에게 골고루 토의가 퍼트려지면 참회자에게 완전한 발언의 자유가 부여되지 않으며 안된다. 회의 지도자는 토의를 시작하기에 앞서 사람들에게 발언은 되도록 간명하게 할 것 자기의 발언과 마찬가지로 남의 발언에도 충분한 관심을 가질 것을 강조해야 한다. 그래도 어떤 사람은 토의에 열중한 나머지 혼자서 토의를 독점하려고 들것이다. 그런 때는 기회를 봐서, 이를테면 그 사람이 한바탕 발언을 하고서 숨을 돌리는 틈을 타서 신속히 나서서 다른 사람에게 발언을 요구하는 듯한 질문을 하면 된다. 또 토론에 처지고 있는 소극적인 사람에겐 '직접질문'을 던진다. 소극적이고 부끄럼이 많은 사람은 단지 한번만 질문을 받고서는 응답하지 않는 수도 있다. 그러한 경우에는 그 사람에게 그 질문을 옮겨서 토론을 계속 시키는 동시에 그 소극적인 사람에 대하여 한결같이 주의를 기울이고 그리하여 그 사람이 잠자코 있기는 하지만 그 문제에 대하여 깊이 사고하고 있을 뿐더러 무엇인지 발언하고 싶어하는 눈치가 보였으면 그 기미를 놓치지 말고 즉시로 토의의 '바톤'을 그에게 넘겨주어야 한다.
2) 발언의 질을 향상시킨다.
토의는 전원이 참가해야만 최대의 성공을 거두는 법이지만 토의 가운데는 아무리 열심히 하는 발언이라도 실질적으로 아무 가치도 없을 듯한 발언이 많은 법이다. 한 사람이 일반적인 발언을 했을때 그것이 토의 중인 주제에 어느 정도의 공헌이 될것인지 의심쩍게 여겨지는 따위의 경우엔 '선생이 말하고자 하는 바를 실증할 무슨 좋은 예가 있습니까?'라고 구체적인 예를 들도록 요구하는 것이 좋다.
적절하지 않다고 생각되어지는 발언이 오래 계속되고 있으면 그것을 그치게 하기위하여 지도자는 어떤 조치를 취하지 않으면 안된다. 그럴때 결코 일방적으로 그 논의를 무시하는 태도를 취하지 말고 발언자에게 '추급질문'을 던지는 것이 좋다. 이를테면 '선생이 말씀하시는 바를 요약하면 어떻게 됩니까?' 라고 질문하는 것이 좋다.
위에 말한 바와 같은 노력을 하는데도 불구하고 아직 막연하고 결말이 없는 얘기가 교환되고 있는 경우는 참회자가 주제에 대하여 명백한 의식을 갖고 있지 않다는 증거라고 생각해야 될 것이다. 그런 경우 지도자는 개회 이래의 지도 절차에 무슨 결함이 있지나 않았는가 하고 반성해 보아야 한다. 그리고 지도자로서는 그 화제에 참견하고 나서서 현재 토의하고 있는 목적이 어디에 있는가를 분명히 알리지 않으면 안된다.
3) 토의를 주제에서 벗어나지 않도록 한다.
토의가 결코 옆길로 벗어나지 않도록 하기 위하여 회의 지도자는 언제나 토의의 진행방향을 예견해야 한다. 그리고 잇달아 질문을 하여서 적절한 자료는 남기고 적절하지 못한 자료는 제외하기에 힘써야 한다. 또 적절한 의견은 그것을 흑판에다 기록하고 차례차례 소용없이 되어가는 기록을 지우면서 사람들의 주의가 한군데에 모이도록 하기에 노력해야 한다. 이러한 노력에도 불구하고 만일 토의가 궤도에서 벗어났다면 "당신들의 발언은 궤도에서 벗어났어요"하는 식의 태도나 발언을 하지말고 될 수 있는대로 속히 그것을 궤도로 되돌리도록 작용을 해야 한다. 그러기 위해서는 그 기교를 눈치 채이지 않도록 요점을 간직한 '유발질문'을 쓰든지 바라는 바에 요점에 도달할 수 있도록 어느 개인에게 '추급질문'을 던지는 것이 좋다. 예를 들면 "이제 A씨께서 여러 가지 말씀을 하셨는데 그것을 제도라고 하는 딴 각도에서 본다면 어떻게 됩니까?" 라고 새로운 화제를 제공하거나 "A선생, 결국 선생이 말씀하신 바는 B씨의 의견과 마찬가지라고 해도 되겠습니까?" 라고 추구하거나 한다. 사소한 탈선은 그것을 일일이 책망하는 듯한 태도로 나가기 보다는 용인하여 두는 편이 좋다. 그러나 그런 경우라도 그 화제가 지니는 중요도, 이를테면 그 토의가 주제에 대하여 어떠한 관계를 갖고 있는지 없는지 또는 그것이 독점에 의한 것인지 아닌지를 철저히 알아 보고서 그때의 지도 태도를 결정해야 한다.
4)사어(私語)를 제지한다.
두어 사람이 수군거리고 있는 것을 보았을때는, 그것을 방치해 두어서는 안된다. 수군거리는 짓을 못하게 하려면 그들 가운데서 중심이 되어서 수군거리는 자를 골라서 주의시키는 것이 좋다. 그러나 이 경우 그 주의시키는 것이 상대방에게 있어서 비꼬는 것이라고 해석되거나 상대방의 입장을 전원 앞에서 손상시키는 결과가 되지 않도록 아주 사교적인 방법으로 주의시켜 주어야 한다.
일반적으로 귀엣말이라든지 사어를 하는 사람에 대해서는 직접 주의시키거나 타이르는 듯한 말을 던지기 보다 오히려 자연스런 태도로 그에게 '직접 질문'을 던지는 것이 좋다. 이를테면 "C선생 무언지 발언하실 게 있습니까?"라고 묻는다.
그러면 상대방은 여태까지 자기가 공허한 상태로 있었음을 부끄러워하고 참회자로서의 의식을 되찾게 된다. 또 때로는 전원이 이 말썽꾸러기들을 주시 하게끔 하는 것도 좋다. 그 방법은 회의 지도자가 누군가의 발언이 끝난 뒤에 다시 아무에게도 질문을 던지지 않는 채로 그 수군거리는 사람들쪽을 가만히 바라보고 있다. 그렇게 하면, 다른 참회자도 그를 따라 그 수군거리는 사람들쪽으로 주의를 돌린다. 토의장은 갑자기 조용해져서 그 사어만이 들리게 된다. 아마 틀림없이 그 말썽꾸러기들은 거기 일어난 변화를 알아채게 될 것이다. 그리하여 사방으로 눈을 돌려보니 전원이 자기들을 주시하고 있는지라 황급히 그 사어를 중지해 버릴 것이다. 이에 회의 지도자는 앞에서 보류하였던 토의를 재개키 위하여 아무일도 없었다는 듯이 자연스러운 태도로써 다른 참회자에게 질문을 던진다. 이리하여 토의는 사어를 하는 사람들조차도 버리지 않고 참여시키면서 훌륭한 결론을 향해 나아가는 것이다.
5)토론을 분열시키지 않는다.
토의는 언제나 공통된 하나의 목적을 전원이 함께 추급한다는 모양으로 행해지지 않으면 안된다. 그러나 때로는 참회자들이 너무 열중된 나머지 논점이 두개로 갈리고 참회자가 두 낱의 목적을 뒤쫓게 되어 A 집단 B 집단이 갈려서 토의를 시작하는 일도 생긴다. 이런 경우엔 회의 지도자는 토의가 깊이 진행되기 전에 진작 토의에 참견하여 어느 쪽이든 한 쪽 문제를 먼저 토의케 하고 나머지는 뒤로 돌리도록 재정해 주어야 한다.
때로는 토의가 격앙되어서 어떤 견해에 찬성하는 자와 반대하는 자로 대립하게 되는 따위의 장면도 야기된다. 이런 경우 지도자가 각별히 찬부의 표결을 하든지 하면 분열이란 불길 속에다가 기름을 붓는 결과가 되어 회의는 완전히 두개의 대립된 집단으로 분열될 것이다. 원탁 회의가 이러한 위기에 빠지려고 할때는 지도자로서 그 절충안을 만들어서 토의를 조정하려는 생각은 아예 말아야 한다. 이런 경우에 회의 지도자로서 해야될 것은 토론에 휩쓸려 들어가는 일이 없이 어디까지나 냉정을 보존하여 그 토의를 일단 중지시킨다. 그리고 문제를 처음서부터 다시 검토할 것을 고한다. 이어 문제를 해결할 수 있는 다른 대안을 참회자와 더불어 찾아내어서 그것을 흑판에다 기록한다. 기록은 토의의 분열을 해소시키는 커다란 무기이다. 이 기록에 따라서 적합성이라든지 실행 가능성에 대한 '테스트'를 한다. 직장에서의 원탁 회의에 있어서는 '이데올로기'에 관한 토론은 있을 수 없다. 생각하고 있는 것은 어디까지나 현실적인 문제로서 그것을 해결하기 위해서는 모든 참회자가 하나로 뭉쳐서 유일한 최량안(最良案)을 찾아내기에 한결같이 힘써 나아가지 않으면 안되는 것이다.
6) 토의를 실제적인 것으로 한다.
토의는 생기 있는 것이라야만 한다. 그러므로 언제나 관념론을 배격하고 토의의 목표를 실제적인 것으로 되돌아오게 하는 노력을 게을리하지 말아야 한다. 또, 사람들에겐 '추급질문'을 던지는 것이 좋다. 그러나 단순히 '예스','노' 만을 응답시키거나 어떤 의견에 찬성이냐 반대냐를 표시시키는 데만 그치지 않도록 해야 한다. 예를 들면 "저도 A 씨와 같은 의견입니다."라고 답하였다면 회의 지도자로서는 "어째서 입니까?"또는 "그 이유를 말씀해 주십시오"라고 추급하거나 혹은 간과되고 있다고 생각되는 점을 들고서 "이 점에 대해서 어떻게 생각합니까?"라고 질문해 가야 하는 것이다.
토의엔 변화가 없어서는 안된다. 그렇게 하기 위해서는 '전반 통제'에서 '직접통제'로 '직접통제'에서 다시 '전반통제'로 옮기곤 하여 통제의 정도에 변화를 주어야 된다. 또 '추급질문'으로써 토의를 급박케 했다, '전반질문'으로서 토의를 안화했다 해야 된다. 그리고 또 문제가 간단한 경우엔 토의를 빠른 속도로 진행시키고 문제가 복잡한 때엔 토의를 개방해서 충분히 검토를 하도록 하는 것이 좋다.
7) 빈번히 소요약을 한다.
하나의 화제가 종국에 가까와지면 그때마다 요약을 해야 한다. 이상적인 상태에서 말한다면 적어도 매시에 세번 정도의 요약이 필요하다. 요약은 될 수 있는 대로 흑판에다 기록하는 것이 좋다.
또 참회자가 결론을 얻는 데 많은 시간이 걸릴 것 같이 생각되었을 때는 될수 있는 대로 소단계마다, 예컨대 두세 사람의 발언이 끝날때마다 소요약을 하는 것이 좋다. 이렇게 함으로써 사람들은 중간 목표를 의식하게 되는 것이다.
소요약을 하는 데는 "지금까지의 발언으로서는 ... 란 것이 됩니다. 그러면 ...의 점은 어떻게 되겠습니까?"라든지 "A씨와 B씨의 의견으로서는 이점....란 것이 됩니다. 그에 대해서 여러분은 어떻게 생각하십니까?"하는 식으로 요점을 구분해서 토의의 성과를 명시한 후에 그것을 사람들에게 반전해야 한다.
요약은 토의가 난관을 돌파하는 데 있어서 중요한 '길잡이'이다. 요약을 함으로써 참회자가 이전 발언을 되풀이 하거나 필요없는 발언을 하거나 하는 일을 없애고 사람들에게 새로운 화제로 간명한 인상을 줄 수가 있는 것이다. 그러므로 논쟁점에 대한 참회자 견해를 요약함으로써 사람들로 하여금 그들이 여태까지 생각하고 있었던 것과는 달리 서로 일치점에 접근해 있다는 것을 알아채게 하거나 남은 상이점(相異點)을 해결하기 위하여 재출발케 하거나 하는 일이 가능하게 되는 것이다.
8) 온 문제를 완전히 토의한다.
예정된 온 주제를 모조리 토의하고 주제이 온 부면(部面)을 철저히 검토한다는 것은 회의 지도자의 중요한 책임이다. 미리 준비되어 있는 토의의 '프로그램'과 시간경과를 견주어 보면서 중요하지 않은 부분이나 그다지 논의되지 않는 개소는 얼른 지나가고 중요한 부분은 철저히 검토하도록 사람들을 유인하지 않으면 안된다. 아무리 좋은 토의더라도 그것이 결론을 얻기도 전에 시간이 다 되어 버렸다면 그 회의는 실패한 것이지만 비록 거친 토의일지라도 온 문제를 남김없이 토의해서 결론을 찾아 낸 회의는 성공한 것이다.
온 문제를 완전히 토의하기 위한 기술로써는 '토의 도표'를 활용하는 것이 가장 좋다. 회의 지도자는 토의가 제대로 진행되지 않고 있다고 생각되었으면 사람들에게 '토의 도표'를 지적하고서 뒤에 아직도 많은 토의 사항이 남아 있다는 것을 강조하기를 잊지 말아야 한다.
9) 최종 결론을 분명히 한다.
만일 회의에서 명료한 결과라곤 아무것도 얻지 못하였다면 그 회의는 틀림없이 실패한 것이다. 참회자가 오랜동안에 걸쳐서 계속 토의하여 온 결과를 밝히는 자는 회의 지도자 이외엔 없다. 지도자가 이 임무를 게을리 한다면 사람들은 자기들이 이뤄낸 일의 결과를 수상쩍게 여기면서 회의를 끝마치게 된다.
회의 지도자는 회의가 종국에 가까와졌으면 '토의 도표'를 지적하여 여태까지 토의 되어온 전 부주제를 통과시키고 그들 하나하나의 소요약이랑 여태까지 용인 되어온 몇 개의 사항을 되새기게 하고 그것들을 종합하기에 힘쓴다. 즉 여태까지의 토의에서 얻은 구체적인 해결책 또는 결론으로서는 어떤 것이 되는 지를 집약해서 간명히 진술한다. 최후의 요약은 새로이 그것을 흑판에다 적을 필요는 없다. 여태까지 참회자가 결정한 사항을 집약해서 강조하고 그것을 참회자와 더불어 서로 확인하도록 하면 되는 것이다.
회의 지도자는 최종 요약을 표현하였으면 그에 대한 참회자의 표정이며 반응을 살펴보고 이 결론에 대해서 사람들은 동의하는지 어떤지를 질문한다. 특히 토의하는 동안에 있어서 그다지 말이 없었거나 많은 반대 의견을 진술한 사람들은 골라서 질문해 보는 것이 좋다. 만을 그 질문에 응해서 의연히 반대 의견을 내놓는 일이 있다면 다른 참회자와 더불어 결론의 수정을 꾀하든지 그 개인의 의견을 바로잡기 위한 조치를 취해야 한다. 하지만 격의 없는 토의가 계속된 원탁회의에 있어서는 보통 최후까지 혼자서 반대를 하지는 않는다. 계속하는 고군분투형의 용사는 남지 않는 법이다. 왜냐하면 혼자서 그러한 반대를 고집해 간다면 자기는 이 집단 가운데에 끼어 있을 수가 없다고 생각하기 때문이다.
다만 한낱 예외로서 '조정 회의'에 있어서는 완전한 동의는 얻어지지 않을 것이다. 조정 회의는 처음부터 의견이 대립되어 있는 사람들의 모임이기 때문이며 참회자 상호간에 서로 양보하고 서로 참는 경우에만 동의가 얻어질 수 있다는 특색을 가지고 있으니 이점이 일반적인 원탁 회의와 다른 것이다. 하지만 비록 조정 회의라 할지라도 토의가 민주적으로 행해진다면 사람들은 서로 양보하고 서로 만족하지 못하는 일은 있을망정 그에 합의점을 찾아 내고야말 것이다.
10) 민주주의만이 회의를 성공시킨다.
회의는 민주적인 분위기에 있어서만 완전한 성공을 거둔다는 것은 매우 흥미로운 일이다. 민주주의 아래서의 회의는 비록 의견이 일치되지 않을 경우라도 과반수의 의견에 양보한다는 원칙을 취하고 있다. 잘 계획된 원탁 회의는 아마 '민주주의적인 회의'이상 가는 것이다. 여기서는 참회자의 한 사람 한 사람이 문제의 해결에 대해서 책임의식을 가지고 창의에 불타고 있기 때문에 필경 전원에 의하여 일치된 '최고의 해결책'이 창조되는 것이다.
한편 비민주적인 회의에 있어서는 참회자는 지도자가 제시하는 결론이라든지 해결책에 대하여 '찬동'하는 것은 허용되어도 비판하는 것은 허용되어 있지 않다. 이와 같은 회의의 참외자에게 주제에 대한 흥미와 해결에 대한 책임감이 솟아 오를리는 없다. 사람들의 저조한 사고력은 결코 아무런 창조도 이뤄내지 못하는 것이다. 회의가 중지를 모으고 집단 사고를 행하고 최선의 창조를 위해서는 회의는 자유로운 분위기를 지닌 민주주의의 실천장소라야만 하는 것이다.
Ⅲ. 회의록 작성법
회의록은 회의에 제시된 모든 계획의 이루어진 활동, 보고 사항 등 회무 일체에 관한 기록이다. 그러나 그 모임에서 '집행되고 가결한 모든 사항'을 중점적으로 기록하고 단지 의견으로만 언급된 것은 가능한 한 간력하게 쓰는 것이 좋다.
문제에 대해서는 일어난 모든 일들을 가장 간결한 문체로 기록한다는 것 이상으로 너무 큰 관심을 가질 필요가 없다. 훌륭한 회의록 서기란 사건을 충실히 보고하는 기자일 따름이지 감상적 기사나 주간지의 특종 기사를 쓰는 사람은 아니다.
회의록 서기는 동의나 개의의 정확한 낱말이나 동의 제안자의 설명, 기타 회의록에 기록될 사항에 대하여 의심나는 점이 있으면 회의 도중에라도 서슴지 않고 질문해야 한다. 의장이 결정한 사항 중에서 훗날을 위하여 전례가 될만한 것을 모두 회의록에 올려야 하며 질의에 대한 응답도 다 기록해야 한다. 그래야만 훗날 혹, 같은 문제가 생기더라도 이 회의록만 찾아보면 곧 해답이 나올 수 있다.
회의 참석자들의 이름을 모두 기록할 필요는 없다. 회의록에 이름을 너무 자주 많이 언급하는 것은 오히려 혼돈을 일으킬 따름이다. 다만 아주 중요한 안건을 제안한 사람이면 그 이름을 기록해 두는 것이 좋다. 이 경우에도 제안 당사자가 아닌 제창자나 설명인의 이름은 생략하는 일이 많다. 아주 중요한 제안이 아니면 그냥 '동의 제청이 나왔다.'는 정도를 적으면 충분하다. 그러나 위원회 의장의 이름은 특별히 보고 사항이 있는 경우 반드시 명시되어야 한다.
정확한 회의록은 다음 사항을 꼭 포함해야 한다.
1. 정기회의, 임시회의, 속개회의 등 그 모임의 성격을 명기할 것
2. 집단의 이름
3. 집회의 시간과 장소 - 정기적, 항구적, 집회장소가 있는 경우에는 그 장소를 바꾸었을 경우만 이를 기록한다.
4. 회장, 의장, 서기의 이름을 적어야 하며 이들이 결석했을때는 그 대리자의 이름을 밝혀야 한다.
5. 출석한 회원의 수 이름을 기입할 수도 있다. 작은 클럽에서는 일일이 이름을 밝히는 것이 좋고 또 출석 회원의 수를 적어 놓으면 훗날에 도움이 되는 경 우가 있다.
6. 전번 회의록의 처리에 관한 기록, 즉, 회의록을 읽고 채택했다든가 읽는 것 을 생략했다든가 하는 기록을 꼭 남긴다.
7. 회의에서 낭독되고 채택된 보고서 - 보고서의 상세한 설명은 생략함
8. 부결되거나 가결된 모든 안건 - 일단 제안되었더라도 표결에 붙이기 전에 철 회한 것은 기록 안해도 좋다.
9. 채택된 결의안은 완전하고 상세하게 회의록에 기록한다. 그러나 결의안이 부 결되었을 때는 요점만 적어 놓으면 된다.
10. 표결에 대해서는 가·부 양쪽의 정확한 수를 기록에 남겨야 한다.
거수나 기립투표는 그 수를 정확히 적어야 하고 구두 표결의 경우는 일일이 수를 적을 필요는 없다.
11. 폐회시간
이상에서 말한것은 단순히 사무 처리를 위한 회의의 경우지만 이 회의가 끝 난 다음 침목회나 집단의 다음 모임이 계속되면 그런 모임에 관해서도 회의 록에 단단히 적어 둘 필요가 있다.